Как печатать много грамот за раз

Столкнулся недавно с указанной проблемой. Понадобилось наградить участников олимпиад в количестве 100 штук почетными Грамотами. Вручную подгонять и набирать для каждого ученика страницу с текстом - работа на целый день. Поэтому решено было искать альтернативный способ, о котором кстати читал в интернете, но не придавал значения. Конкретную информацию нашел здесь.

Ситуация такая:

Нужно создать на сто человек одинаковый текст, с небольшими изменениями: разные ФИО, Школа, дата экзамена, призовое место и так далее в таком же духе. 

Для создания двух-трех Грамот/Дипломов делать все нижеперечисленное не имеет смысла, а вот в случае создания на 50-100 человек это очень поможет.

Итак,

1. Создаем заготовку документа для Грамоты/Диплома по которому мы и будем их печатать. Испортив несколько чистых листов можно вполне подогнать шаблон грамоты. Желательно иметь набор одинаковых бланков, иначе придется после всех манипуляций дополнительно редактировать документ для разномастных бланков.

2. Определяем какие переменные будут меняться. (см. рисунок)

В нашем случае изменению подлежат: Предмет, ФИО, пол - обучающийся/обучающаяся, класс, и Школа.

3. Создаем простой Excel'евский документ, в заголовке столбцов которого и будут наши  изменяемые данные. После чего начинаем заносить информацию в таблицу. (см. рисунок)

Причем есть некоторая особенность: предметы или название школы нужно писать в том падеже, в котором они будут  на грамоте. То есть если это диплом, то "призера олимпиады по БиологиИ, ЛитературЕ", и т.д. То же самое касается и наименования школ. Лучше сделать все правильно сразу, чем переделывать в уже готовых списках награждений.

4. Сохраняем наш документ на рабочий стол, или куда Вам удобней.

5. Вновь открываем Вордовский документ с текстом Грамоты или Диплома. Еще раз проверяем, что все переменные учли правильно. Если нет, корректируем Excel'евский файл.

Теперь идем: в 2003 Ворде - Сервис - Письма и рассылка - Слияние

Word 2003. На картинке некоторые пункты меню убраны

Для Ворда 2007/2010 идем: Лента "Рассылки - Начать слияние - Пошаговый мастер слияния"

Пошаговый мастер в Word 2007/2010

После чего у нас в правой части окна появляется Мастер слияния. Для всех Офисов семейства Microsoft он одинаковый.

На картинке ниже представлены все пункты Мастера Слияния, на котором выделены необходимые нам действия.

Мастер Слияния Word 2003

6. Выполняем перечисленные ниже Шаги:

Шаг 1. Выбрать тип документа (Письма)
Шаг 2. Выбор основы будущего письма или грамоты (Текущий документ)
Шаг 3. Выбор получателей (Списка данных). Щелкаем на ссылку Обзор и находим сохраненную нами таблицу Excel. Во всех открывающихся диалоговых окнах нажимаем ОК. Если есть желание, то в дальнейшем можете поэкспериментировать с пунктами в диалоговых окнах. 

Шаг 4. Создание письма (Диплома или Грамоты). Выделяем поочередно текст, который в шаблоне нужно будет подставлять из таблицы Excel (например, ФИО) и нажимаем справа ссылку Другие элементы В открывшемся окне выбираем соответствующий столбец таблицы (Фамилия имя учащегося, класс, школа и т.д.), подтверждаем выбор, щелкнув на Вставить, а затем на Закрыть. Повторяем эту операцию для всех меняющихся элементов. При необходимости редактируем в тексте местоположение элементов (по центру, с левого или правого края, добавляем пробел и т.д.) (см. рисунок)

В письме там, где были название предмета, ФИО ученика, класс, название школы установились заголовки нашей Excel'евской таблицы. В дальнейшем они заменятся на те данные, которые занесены в таблицу.

Шаг 5. Просмотр. Можно пробежать по всем получившимся грамотам, просматривая их. Для этого надо выбирать пункт Получателей писем на панели справа, переходя по кнопкам со стрелками
Шаг 6. Завершение слияния и печать грамот (писем) Остается только распечатать грамоты нажав кнопку Печать (кстати, можно распечатать только часть их при необходимости). 

А при нажатии кнопки "Изменить часть писем" будет сформирован новый документ содержащий всех перечисленных получателей грамот или дипломов. Этот документ  в дальнейшем можно сохранить отдельно, и редактировать по мере надобности. Данная функция удобна в том случае, если у Вас в наличии разные бланки грамот или Дипломов, и приходится подгонять текст.

7. Сохраняем получившийся шаблон до следующего раза. Хотя на мой взгляд проще по новой создать Шаблон и списки награждаемых. 

Если коротко, то все действия умещаются в 6 шагах, перечисленных выше.